杨敏：高校采购需求管理体系建设如何做到“授之以渔”

​中国人民大学采购与招标管理中心副主任杨敏

“‘授之以渔’，就是做好制度建设，优化采购流程，聚焦需求编制，压实采购人主体责任，破解高校采购需求管理难题以及提升政府采购政策效能。”在19届政府采购集采大会的高校政府采购座谈会上，中国人民大学采购与招标管理中心副主任杨敏结合实际工作，发表了以“强化采购需求管理推动高校采购高质量发展”的主题发言。

三大问题 直击采购需求管理核心

“关于采购需求管理有三个核心问题：一是如何扎实开展采购需求调查？二是如何在采购需求调查过程中体现内控制度要求？三是如何通过建立需求审查机制防范采购风险？”杨敏介绍，“同时也存在一些执行上的困难，但是作为高等学校采购管理部门，做好采购需求管理不仅要相关制度，更重要的是提供科学有效的方法。”

大额项目、公共服务项目、技术复杂、专业性强以及采购人认为有必要开展采购需求调查到底怎么做呢？目前中国人民大学根据《政府采购需求管理办法》，从需求调查的标准、范围、方法和需求编制出发制定了一整套解决方案。 从确定目标性需求到市场信息采集，再到需求调查形成功能需求，最后着手把它转化为高质量技术和商务要求，需求调查程序清晰明了，有助于加强采购需求的源头管理。

“授之以渔” 用好工具提升专业性

“在实际工作中我们发现只有程序要求还不够，还需要给老师们一些工具，帮助他们提升采购需求形成的效率。”杨敏分享了中国人民大学在提升采购需求形成效率方面做出的努力，“我们主要做了两项工作：一是细化了工作模板，在专业化采购的道路上前行，提高工作的规范性势在必行，并且要持续深耕；二是充分利用财政部颁布的7项采购需求标准，中央国家机关政府采购中心发布的《采购需求导引》，以及国家标准、行业标准、地方标准等等。中国人民大学通过采购与招标管理中心公众号去推广如上相关政标准，让老师们能够在巨人的肩膀上，形成高质量采购需求。”

杨敏表示，用好模板能有效解决提升效率和提高效能两个问题。在模板填报过程当中，老师们可以按照专业的工作思路去填，像做选择题或者填空题一样。如此一来，既可以确保采购需求清晰完整，又能减轻各部门采购需求编写负担。

“同时要重视内控管理的要求。采购需求的形成，在高等学校的采购管理体系中，由谁来承担主体责任？”杨敏介绍，“采购需求的市场调研及需求形成由二级管理单位主责，因此2023年对我校95个二级管理单位采购制度做了规范性建设，落实采购需求形成主体责任，梳理需求确定的流程，同时把内部控制制衡性原则贯穿其中。”

建立采购需求审查工作小组协同办公机制

如何夯实审查工作机制，压实采购人主体责任？杨敏指出，该校建立了采购需求审查工作小组协同办公机制。审查小组由采购与招标管理中心、财务处及二级管理单位组成，所有的业务归口管理部门也要加入到审查工作机制当中，对每一个已经形成采购需求的项目“问诊把脉”，目的就是要一站式解决所有的问题。杨敏认为目前这套审查工作机制能够切实提升采购质量，大幅提高了采购效率，有效防范采购风险。

“在我校采购管理工作中，采购项目实行分级管理，中小额项目在合规的前提下以提升效率为主，大额项目以更加严谨的工作态度和更加细致的审查流程扎实推进需求审查工作。采购预算金额在1000万元以上货物和服务采购的要进行双审制。”杨敏介绍了审查工作机制运行的流程图。

何为双审制？杨敏介绍，针对重点难点等项目的采购文件编制，要先经过二级管理单位内部组成的专家组对采购需求——商务要求和技术要求进行评审提交采购与招标管理中心之后再对包含评分办法在内的所有采购文件进行二次审核。

“虽然双审制存在周期长，流程复杂等不足，但是项目后期遇到质疑投诉的概率会大大降低，这主要得益于扎实做好前期工作。”杨敏最后说。